emplio

Privatlivspolitik

Sådan behandler Emplio personoplysninger, i overensstemmelse med GDPR og dansk lovgivning.

Publiceret: 11. oktober 2026 · version 2026-10-11-3

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Emplio ApS, Rugmarken 21, 2860 Søborg, Danmark, CVR-nr. 46460316 (herefter “Emplio”, “vi”, “os” eller “vores”), behandler personoplysninger, når du besøger emplio.io, opretter en konto, kontakter os eller bliver kontaktet af os. Den beskriver også, hvilken rolle vi har, når en virksomhed bruger Emplio til at måle medarbejdertrivsel.

1. Vores roller

Emplio som dataansvarlig. Vi er dataansvarlige for de oplysninger, vi behandler om besøgende på emplio.io, om personer, der opretter en konto eller beder os ringe op, og om kontaktpersoner hos vores kunder. Det gælder vores salg, kundeadministration, kommunikation og markedsføring. Resten af politikken handler som udgangspunkt om denne rolle, medmindre andet er angivet.

Emplio som databehandler. Når en virksomhed bruger Emplios trivselsapplikation, er virksomheden dataansvarlig for oplysningerne om sine medarbejdere og deres besvarelser. Emplio behandler dem som databehandler på virksomhedens vegne og kun efter virksomhedens instruks. Se afsnit 3.

Hvilken rolle vores leverandører har, afhænger af den enkelte tjeneste. Det fremgår af afsnit 4.

2. Hvilke oplysninger vi behandler, hvorfor og på hvilket grundlag

Oprettelse og administration af en konto. Når du opretter en konto, behandler vi virksomhedens navn og CVR-nummer, dit navn, din e-mailadresse, dit telefonnummer (hvis du angiver det) og virksomhedens størrelse. Vi slår virksomheden op i CVR-registeret, når du indtaster et CVR-nummer. Formålet er at oprette kontoen, levere aftalen og sende servicemails, fx bekræftelse af oprettelsen. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en aftale), og i øvrigt litra f (vores og kundens interesse i at oprette og administrere et kundeforhold). Oplysningerne er nødvendige for at oprette en konto. Telefonnummeret er frivilligt.

Dokumentation af accept og samtykke. Når du opretter en konto eller sender en ring-op-henvendelse, gemmer vi, hvornår og fra hvilken IP-adresse og browser (user agent) handlingen skete, hvilken version af teksterne der gjaldt, om du accepterede vilkårene, og om du på det tidspunkt havde givet samtykke til markedsføringscookies i Cookiebot. Formålet er at kunne dokumentere, hvad der blev accepteret, og at kunne forsvare retskrav. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f.

Ring op. Når du udfylder formularen på vores ring-op-side, behandler vi CVR-nummer, virksomhedens navn og antal ansatte fra CVR-registeret, dit navn og telefonnummer, den side du sendte fra og eventuelle kampagneparametre (utm) fra adressen. Henvendelsen sendes som besked til Slack, så en medarbejder kan ringe til dig, og den gemmes i Emplios system. Formålet er at besvare din henvendelse og kontakte dig om Emplio. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f (vores interesse i at besvare erhvervshenvendelser og drive salg til virksomheder), og i det omfang du beder os kontakte dig før en aftale, litra b. Du skal udfylde alle felter for at kunne sende formularen. Formularen har ingen markedsføringscheckbox, og vi tilmelder dig ikke nyhedsbreve på baggrund af den.

Kontakt. Når du skriver til os, fx til hi@emplio.io, behandler vi dit navn, din e-mailadresse og indholdet af din henvendelse for at besvare den. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f. Kontaktformularen på siden åbner dit eget mailprogram. Oplysningerne når først os, når du sender mailen.

Drift, sikkerhed og beskyttelse mod misbrug. Når du bruger websitet, behandler vores hostingudbyder tekniske oplysninger som IP-adresse, browser, den adresse du anmoder om, og tidspunkt. Formularerne er beskyttet mod spam og misbrug, bl.a. med et skjult felt og en måling af, hvor lang tid formularen tager at udfylde. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f (vores interesse i et sikkert og stabilt website).

Statistik. Vi bruger Google Analytics 4 til at forstå, hvordan websitet bruges. Det kan omfatte sidevisninger, enhed, browser, omtrentlig placering og cookie-identifikatorer. Grundlaget er dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a) til statistikcookies.

Markedsføring og annoncemåling.Vi bruger Google Tag Manager, Google Ads, Meta Pixel og LinkedIn Insight Tag til at måle effekten af vores annoncering. Det kan omfatte besøg og handlinger på websitet, cookie- og enhedsidentifikatorer og IP-adresse. Hvis du kommer fra en annonce, indeholder adressen et klik-id (gclid, gbraid, wbraid eller fbclid). Har du givet samtykke til markedsføringscookies, gemmer vi klik-id’erne i din browsers sessionlager og i en cookie i op til 90 dage, så de kan følge med til oprettelsen af en konto, og vi gemmer gclid, gbraid og wbraid sammen med kontoen. Uden samtykke gemmer vi dem ikke. Når du sender ring-op-formularen eller opretter en konto, kan hændelsen registreres hos Meta (“Lead” eller “CompleteRegistration”). Har du givet samtykke, lægges der ved oprettelse en SHA-256-hash af din e-mailadresse i websitets datalag (dataLayer), hvor Google Tag Manager kan læse den. Hvad der sendes videre derfra, afhænger af opsætningen af tags. Grundlaget er dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a) til markedsføringscookies.

Konverteringsmåling fra vores server til Meta og LinkedIn. Hvis oprettelsen af en konto lykkes, og din browser på det tidspunkt melder, at du har givet samtykke til markedsføringscookies i Cookiebot, kan vi sende en konverteringshændelse direkte fra vores server til Meta og LinkedIn.

  • Meta (Conversions API)modtager hændelsen “CompleteRegistration”, et hændelses-id, tidspunktet, adressen på den side, du oprettede kontoen fra, en SHA-256-hash af din e-mailadresse, din IP-adresse, din browsers user agent og, hvis de findes, Metas cookie-værdier (_fbp og _fbc).
  • LinkedIn (Conversions API) modtager en konverteringsreference, et hændelses-id, tidspunktet og en SHA-256-hash af din e-mailadresse.

En hash er ikke anonymisering. Platformene kan sammenholde hashen med den hash, de selv kender fra deres brugere, og dermed genkende dig, hvis du har en konto hos dem. Hændelsen bruges til at måle og optimere vores annoncering. Grundlaget er dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a). Sendes hændelsen ikke, påvirker det ikke din konto. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, se afsnit 8.

Nyhedsbreve og e-mailmarkedsføring. Vi sender nyhedsbreve og markedsføringsmails til dem, der har givet os samtykke til det, og i øvrigt kun, hvor markedsføringsloven tillader det. Samtykket er særskilt og kan trækkes tilbage via afmeldelinket i hver mail. Til udsendelsen bruger vi Brevo. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra a.

3. Når Emplio er databehandler for en virksomhed

Databehandleraftale. Publicering er ikke i sig selv en indgået aftale eller en godkendelse af AI-behandling.

Hvis du er medarbejder hos en virksomhed, der bruger Emplio, er det din arbejdsgiver, der er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles om dig i trivselsapplikationen. Det kan være navn, arbejdsmail, team, stilling, andre oplysninger din arbejdsgiver vælger at tilføje og dine besvarelser.

  • Arbejdsgiveren afgør formål og midler og skal have et gyldigt behandlingsgrundlag. Det gælder også, hvis en måling kan indeholde helbredsoplysninger. Så skal arbejdsgiveren have et grundlag både efter artikel 6 og efter artikel 9. Arbejdsgiveren informerer medarbejderne om behandlingen.
  • Emplio behandler oplysningerne kun efter arbejdsgiverens dokumenterede instruks og efter databehandleraftalen med arbejdsgiveren. Vi bruger dem ikke til vores egen markedsføring, annoncering eller salg.
  • Vil du have indsigt i eller have rettet, slettet eller begrænset oplysninger om dig, eller vil du gøre indsigelse, skal du henvende dig til din arbejdsgiver. Henvender du dig til os, videresender vi henvendelsen til arbejdsgiveren.
  • e-studio ApS leverer hosting af applikationen og afsendelse af systemmails, fx invitationer, påmindelser og mails om adgang til kontoen. e-studio er vores underleverandør.

Fritekst og særskilt valgt AI-behandling. Fritekstfelterne bruges til almindelig trivsels- og ledelsesopfølgning. Vi efterspørger ikke helbredsoplysninger eller andre særlige kategorier af personoplysninger efter GDPR artikel 9, og formålet omfatter ikke indsamling eller analyse af sådanne oplysninger eller behandling af følsomme enkeltsager. Efter arbejdsgiverens særskilte dokumenterede instruks og opfyldelse af databehandleraftalens bilag D behandles hele datagrundlaget for den instruerede rapport, inklusive trivselstal, fritekstsvar og relevant, afgrænset rapporthistorik, automatiseret via Google Cloud/Vertex AI i EU for at generere forslag til ledelses-, HR- og medarbejderrapporter. Det omfatter ikke alle arbejdsgiverens data eller hele rapportarkivet. Vi foretager ikke forudgående manuel gennemgang af besvarelserne. OpenRouter indgår ikke. Almindelig oprettelse eller accept af vilkår aktiverer ikke AI-behandling.

Systeminstrukser og utilsigtede oplysninger. Modellen er gennem foruddefinerede systeminstrukser pålagt udelukkende at sammenfatte overordnede arbejdsmæssige temaer og udelade følsomme oplysninger, enkeltsager og identificerende oplysninger i slutrapporten. Det er ikke forhåndsscreening eller en garanti for fuldstændig frasortering eller anonymisering. Utilsigtede følsomme oplysninger kan derfor blive behandlet i rådata og AI-input, selv om de ikke fremgår af rapporten. Udeladelse fra rapporten sletter ikke rådata eller leverandørkopier og skaber ikke i sig selv et behandlingsgrundlag eller en undtagelse efter artikel 9. AI-output kræver menneskelig vurdering og må ikke bruges til automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning for medarbejdere.

Vejledning og håndtering. Arbejdsgiveren skal inden besvarelsen vejlede respondenterne om ikke at angive helbredsoplysninger eller øvrige følsomme oplysninger og om at undlade navne og andre identificerende detaljer om sig selv eller andre. Fritekst kan også utilsigtet indeholde oplysninger om strafbare forhold. Bliver vi konkret opmærksomme på oplysninger uden for instruksen, begrænser vi videre anvendelse, herunder eksport og AI, og vores DPO koordinerer afklaringen med arbejdsgiveren uden unødig forsinkelse. Rettelse, begrænsning og sletning, herunder opfølgning på rapporter og leverandørkopier, følger arbejdsgiverens lovlige instruks og databehandleraftalens C.5–C.5.2. Der gives ikke garanti for automatisk opdagelse af alle følsomme oplysninger.

Genkendelighed og adgang. Fravær af navne er ikke en garanti for anonymitet. Invitationer og deltagelse registreres, og tekniske koblinger, team, demografi, tidspunkter og fritekst kan gøre personer genkendelige. Rapport- og eksportadgang afhænger af brugerrettigheder og teamafgrænsning; autoriseret Emplio-personale kan have nødvendig administrations- og supportadgang. Alle Emplios medarbejdere kan teknisk åbne kundedata ved behov; adgangen må kun bruges til nødvendige arbejdsopgaver og er underlagt fortrolighed. Kommentarer slettes eller redigeres ikke rutinemæssigt, men kundens instrukser og gældende slettekrav følges. Undlad navne, diagnoser og andre identificerende eller følsomme detaljer i kommentarer. Kontakt arbejdsgiveren om rettelse eller sletning.

WHO-5 og helbredsoplysninger. Planlagt brug af WHO-5 kræver særskilt afklaring af instruks, behandlingsgrundlag, adgang, opbevaring og medarbejderinformation. Den er ikke automatisk omfattet af standardaftalen eller aktiveret ved tiltrædelse. Denne politik supplerer arbejdsgiverens konkrete information til medarbejderne.

4. Modtagere og leverandører

Vi bruger følgende leverandører. Hvor en leverandør behandler oplysninger på vores vegne, skal det ske efter en databehandleraftale. Hvor en leverandør selv bestemmer formål og midler, fx dele af annoncemålingen hos Google, Meta og LinkedIn, er leverandøren selvstændigt eller fælles dataansvarlig, afhængigt af tjenesten og de vilkår, der gælder.

  • e-studio ApS: hosting af Emplios trivselsapplikation og afsendelse af systemmails.
  • Vercel Inc.: hosting af emplio.io. Vercel behandler tekniske forespørgselsdata og de oplysninger, du indtaster i formularerne, mens de passerer websitets servere.
  • Slack: modtager ring-op-henvendelser som besked: navn, telefonnummer, virksomhed og CVR-nummer, antal ansatte fra CVR-registeret, den side du sendte fra og eventuel kampagne.
  • Cookiebot (Usercentrics A/S): samtykkestyring. Cookiebot gemmer dit valg og tekniske oplysninger, så samtykket kan dokumenteres.
  • Google Cloud/Vertex AI: underdatabehandler til særskilt instrueret AI-analyse af applikationsdata. Dette er adskilt fra Google-tjenesterne til webstatistik og annoncering. Reviewpunkt: Googles præcise juridiske aftalepart, adresse og aftaledækning skal bekræftes i databehandleraftalens bilag B før aktivering.
  • Google (Tag Manager, Analytics 4 og Ads), Meta og LinkedIn: statistik og annoncemåling som beskrevet i afsnit 2.
  • Brevo: udsendelse af nyhedsbreve og markedsføringsmails.
  • Erhvervsstyrelsen: når du indtaster et CVR-nummer, sender vores server nummeret til CVR-registeret for at hente virksomhedens offentlige oplysninger.

5. Overførsler uden for EU/EØS

Google, Meta, LinkedIn, Slack og Vercel er eller indgår i amerikanske koncerner, og oplysninger kan derfor blive behandlet i USA eller andre lande uden for EU/EØS. Grundlaget for en sådan overførsel er den enkelte leverandørs overførselsmekanisme efter GDPR kapitel V, fx tilstrækkelighedsafgørelsen for EU-US Data Privacy Framework for certificerede modtagere eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Skriv til hi@emplio.io, hvis du vil vide, hvilket grundlag der gælder for en bestemt leverandør, eller have en kopi af garantierne.

AI-kald til Google Cloud/Vertex AI er konfigureret til et EU-endpoint. Det dokumenterer ikke alene placeringen af al support, logging og øvrig behandling. Behandlingslande, eventuelle tredjelandsoverførsler og garantier skal dokumenteres i databehandleraftalen før AI aktiveres. Der loves ikke Zero Data Retention på et udokumenteret grundlag.

6. Opbevaring

  • Konto- og kundeoplysninger: så længe kundeforholdet består. Derefter opbevarer vi dem, så længe det er nødvendigt for at opfylde lovkrav, fx bogføringsloven, der kræver, at regnskabsmateriale opbevares i fem år efter udgangen af regnskabsåret, og for at kunne forsvare retskrav.
  • Dokumentation af accept og samtykke: så længe vi kan have behov for at dokumentere, hvad der blev accepteret, herunder efter kundeforholdets ophør.
  • Ring-op-henvendelser, også kopien i Slack: så længe dialogen med dig består, og du fortsat er en relevant kontakt for os. Beder du os slette dem, gør vi det, medmindre vi har brug for dem til at dokumentere en aftale eller forsvare et retskrav.
  • Mails til os: så længe det er nødvendigt for at besvare og følge op på henvendelsen.
  • Klik-id’er: kun hvis du har givet samtykke til markedsføringscookies. Da gemmes de i browserens sessionlager, til du lukker fanen, og i en cookie i op til 90 dage. Et klik-id, der er gemt sammen med en konto, følger kontoens opbevaring.
  • Cookies og samtykkevalg: efter den levetid, der er angivet for den enkelte cookie i cookiepolitikken.
  • Nyhedsbreve: til du afmelder dig eller trækker dit samtykke tilbage.
  • Hændelser sendt til Meta og LinkedIn: opbevares hos dem efter deres vilkår.
  • Medarbejderoplysninger i applikationen: efter arbejdsgiverens instruks og databehandleraftalen. Nødvendige scores, målehistorik og almindelige fritekstkommentarer bevares under det aktive samarbejde uden automatisk aldersbaseret sletning. Arbejdsgiveren vurderer behovet mindst årligt, herunder behovet for rå fritekst. Tidligere slettekrav og bortfald af nødvendighed går forud.
  • Ved samarbejdets ophør: Kunden kan vælge sletning eller tilbagelevering efterfulgt af sletning. Ved tilbagelevering er eksporten klar ved planlagt ophør, ellers uden unødig forsinkelse og senest 14 kalenderdage efter. Kunden kan hente eksporten frem til seks måneder efter ophør. Aktive kopier slettes senest seks måneder og resterende backupkopier senest 12 måneder efter samme ophørsdato. Fristerne lægges ikke sammen, og kortere backuprotation forlænges ikke. Almindelig brug og AI-analyse stopper ved ophør.
  • Andre kategorier og konkrete slettekrav: Kortere frister i databehandleraftalens bilag C gælder bl.a. profiler, invitationer, logs og midlertidige eksportkopier. Ophørsfristerne ovenfor gælder ikke generelt for Emplios egne fakturerings-, salgs- eller markedsføringsoplysninger.

Oplysninger slettes eller anonymiseres, når formålet er opfyldt, og der ikke længere er et lovligt grundlag for at beholde dem.

7. Datasikkerhed

Vi beskytter personoplysninger med tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der passer til risikoen. Det omfatter adskillelse af kunders data, adgangsstyring og beskyttelse af adgangskoder.

8. Dine rettigheder

  • Ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.
  • Ret til at få urigtige oplysninger rettet.
  • Ret til at få oplysninger slettet (“retten til at blive glemt”), når betingelserne herfor er opfyldt.
  • Ret til at begrænse behandlingen.
  • Ret til dataportabilitet, når behandlingen sker på baggrund af samtykke eller en aftale.
  • Ret til at gøre indsigelse mod behandling, der bygger på legitime interesser. Mod behandling til direkte markedsføring har du altid ret til at gøre indsigelse, og vi stopper så behandlingen til det formål.
  • Ret til at trække dit samtykke tilbage på ethvert tidspunkt. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af behandling før tilbagetrækningen. Du kan ændre dit cookiesamtykke i cookiepolitikken, og du kan afmelde nyhedsbreve via linket i mailen.

Anmodninger om udøvelse af disse rettigheder kan sendes til hi@emplio.io. Gælder din henvendelse oplysninger, vi behandler som databehandler for din arbejdsgiver, henviser vi dig til arbejdsgiveren.

9. Kontakt og klagemuligheder

Emplio ApS
Rugmarken 21
2860 Søborg, Danmark
CVR: 46460316
E-mail: hi@emplio.io

Hvis du mener, at Emplios behandling af dine oplysninger er i strid med gældende databeskyttelsesregler, kan du indgive en klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).